Cómo optimizar costos | Pymempresario

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Una reducción en los gastos de empresa equivale a diversos beneficios pero una estrategia para lograrlo tiene que ser permanente

RICARDO SANTA CRUZ‘s insight:

La reducción de los costos no debe ser un problema a solucionar en tiempos de crisis; de manera urgente, apresurada, y sin un análisis exhaustivo del origen de los gastos.

La gestión de los costos debe formar parte de la estrategia empresarial para asegurar la competitividad, y por lo tanto ser una preocupación y ocupación constante de todos los sectores de la organización en su administración; buscando su optimización sin afectar la calidad del producto y/o servicio.

El entorno cambiante a que están sometidas hoy en día las empresas; las obliga a disponer de información precisa y oportuna sobre sus costos, como condición excluyente para alcanzar el máximo rendimiento del negocio.

Uno de los problemas más recurrentes en las pequeñas y medianas empresas, es que no se sabe cuáles son los costos y como están compuestos, y como sabemos: lo que no se conoce no se gestiona; lo que no se gestiona no se mide y lo que no se mide no se puede mejorar.

La forma de conocer cuáles son y cómo están compuestos los costos, es a través de un análisis estratégico, exhaustivo y sistemático de las actividades que desarrolla la empresa. Para lo cual se debe conocer a fondo cada una de estas actividades, elementos y procesos que generan los costos, de manera de obtener mejores procesos para entregar productos y servicios de calidad, que satisfagan a nuestros clientes al más bajo precio.

El análisis estratégico deberá comenzar por el conocimiento de las actividades que realmente crean valor a nuestros clientes, descartando todas aquellas actividades que no lo generan y sólo significan mayores costos.

Para las actividades que generan costos innecesarios, deberemos establecer las causas que dan lugar a dichos costos, de manera de establecer un plan de acción para su reducción.

Para una correcta identificación de las causas, será necesario diferenciarlas en dos grandes grupos: las causales estructurales y las causales básicas de generación de costos.

Las causales básicas están referidas fundamentalmente a la utilización ineficiente de la capacidad de nuestras instalaciones, a una inadecuada distribución de máquinas y equipos en la planta de producción, a una mala configuración del producto, a los costos de la no calidad, a la baja productividad de nuestro grupo de trabajo, a la no calidad e incumplimiento de nuestros proveedores, al mal servicio que prestamos a nuestros clientes.

En tanto que las causales estructurales de los costos están referidas a la escala, al grado de integración vertical, a la tecnología aplicada para llevar a cabo las actividades, a la diversidad de productos y/o servicios ofrecidos.

Para una gestión estratégica de los costos, será decisivo el análisis y optimización de cada una de estas causales, de manera de hacer más competitiva a la empresa.

En resumen, el análisis de la cadena de valor será fundamental para generar y mantener una ventaja competitiva en un escenario tan cambiante como los actuales. Y la identificación de las causales permitirá una mejor asignación de los costos, un mejor control y como resultado, la identificación de oportunidades para la reducción de los costos.

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